Artykuł 18 § 2 ust. 3 ustawy prawo spółdzielcze umożliwia członkom spółdzielni otrzymanie odpisu statutu i regulaminów, zaznajamianie się z uchwałami organów spółdzielni, protokołami obrad organów spółdzielni, protokołami lustracji, rocznymi sprawozdaniami finansowymi, umowami zawieranymi przez spółdzielnię z osobami trzecimi. Przepis ten w swej treści zastrzega art. 8 1 ust. 1 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, który rozszerza uprawnienia członka spółdzielni mieszkaniowej do otrzymania kopii powyższych dokumentów oraz uzupełnia ich katalog o faktury.
Wyliczenie rodzajów dokumentów udostępnianych członkowi spółdzielni na podstawie powyższych przepisów ma charakter enumeratywny. Oznacza to, że uprawnienie dotyczy wszystkich regulaminów, w tym m.in. regulaminu rozliczania zużycia ciepłej wody użytkowej służącej do ogrzewania lokali, jak i regulaminu pracy rady nadzorczej ale w katalogu tym nie mieszczą się dokumenty nie wymienione we wskazanych przepisach, np. protokoły z przetargów.
Kwestia udostępnienia statutu spółdzielni i regulaminów została dodatowo uregulowana także w art. 31 pr. spółdz., który nakłada na zarząd spółdzielni obowiązek wydania każdemu członkowi na jego żądanie odpis statutu oraz regulaminów wydanych na podstawie tego statutu.
Ze względu na fakt, że w ustawie o spółdzielniach mieszkaniowych nie ma przepisu umożliwiającego spółdzielni mieszkaniowej odmowę sporządzenia kopii umów zawieranych przez tę spółdzielnię z osobami trzecimi, takiego jak art. 18 § 3 pr. spółdz. w stosunku do innych typów spółdzielni, w orzecznictwie powszechnie jednomyślnie przyjmuje się, że art. 18 § 3 pr. spółdz. ma zastosowanie także do członków spółdzielni mieszkaniowych.
W zdaniu pierwszym art. 18 § 3 pr. spółdz. przyznano spółdzielniom prawo odmowy wglądu do umów zawartych z osobami trzecimi, jeżeli naruszałoby to prawa tych osób lub jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że członek wykorzysta pozyskane informacje w celach sprzecznych z interesem spółdzielni i przez to wyrządzi spółdzielni znaczną szkodę. Odmowa powinna być wyrażona na piśmie.
W przypadku pozostałych dokumentów wymienionych w art. 18 § 2 ust. 3 pr. spółdz. oraz art. 8 1 ust. 1 u.s.m. spółdzielnia nie ma prawa odmowy wydania ich odpisów czy też umożliwienia zaznajomienia się z nimi przez członka spółdzielni.
Aby spółdzielnia mieszkaniowa mogła powołać się na naruszenie interesów osób trzecich, muszą wystąpić realne ku temu przesłanki wskazujące, iż ujawnienie umowy spowoduje naruszenie praw kontrahentów spółdzielni. Przesłanki takie są spełnione, jeśli kontrahent spółdzielni wymaga od spółdzielni objęcia tajemnicą handlową warunków umów, jeśli umowa obejmuje przekazanie spółdzielni „know-how”, spółdzielca zaś stanowi konkurencję dla kontrahenta spółdzielni; także wtedy, gdy ujawnienie dotyczy dokumentów zawierających tajemnicę bankową lub tajemnicą zawodową albo audytów zawierających wiedzę autorów audytu z zakresu „know-how”.
Ponadto art. 18 § 3 pr. spółdz. zdnajduje zastosowanie także w sytuacjach, gdy udostępnienie zawartych przez spółdzielnie mieszkaniową umów może naruszać prawa kontrahentów spółdzielni takie jak naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych. Uwzględnienie informacyjno-kontrolnego celu uprawnienia członka do żądania wydania przez spółdzielnię kopii wymienionych w art. 8 1 u.s.m. dokumentów bezwzględnie nie może również pomijać klauzul umownych o zachowaniu poufności zawartych w umowach spółdzielni z osobami trzecimi.
W sytuacji gdy ujawnienie umów zawartych z osobami trzecimi wiązałoby się z groźbą wykorzystania informacji w celach sprzecznych z interesem spółdzielni, spółdzielnia może odmówić udostępnienia umów tylko w sytuacji kumulatywnego spełnienia dwuch okoliczności: obawy wykorzystania przez członka uzyskanych informacji sprzecznie z interesem spółdzielni i wyrządzenia przez to spółdzielni znacznej szkody. Podkreślenia wymaga, że szkoda grożąca spółdzielni musi być znaczna i dla odmowy nie wystarcza obawa jakiejkolwiek szkody.
Zastosowanie art. 18 § 3 pr. spółdz. także do członków spółdzielni mieszkaniowych uzasadnia się tym, że uprawnienie członka spółdzielni mieszkaniowej do żądania kopii dokumentów, o których mowa powyżej nie ma charakteru absolutnego i może prowadzić do zderzenia interesu korporacyjno-spółdzielczego z ochroną interesu indywidualnego. Przy czym, pomimo możliwości wystapienia konfliktu interesów generalnie prymat przyznaje się interesom korporacyjnym, reprezentowanym przez spółdzielców spółdzielni mieszkaniowej, gdyż mają one na celu umożliwienie realnej kontroli nad działalnością zarządu spółdzielni oraz umożliwiają zdobycie podstawowej wiedzy o działaniach organów spółdzielni, a przede wszystkim zarządu, który ma przemożny wpływ na działalność całej spółdzielni. Z tych względów członek spółdzielni mieszkaniowej ma prawo kontrolować jej władze, a więc pytać, jak gospodaruje mieniem, i przeglądać wskazane dokumenty.
Z uwagi na występujące w orzecznictwie wątpliwości, Sąd Najwyższy zauważył, przez umowy zawierane z osobami trzecimi należy rozumieć wszystkie umowy, których przedmiot pozostaje poza zakresem korporacyjnego stosunku członkostwa w spółdzielni mieszkaniowej. Wobec czego, zdaniem SN, osobami trzecimi będą te osoby, które pozostają ze spółdzielnią w stosunkach gospodarczych innych, niż objęte celem jej działania ustawowego i statutowego. Nie są więc nimi członkowie spółdzielni i osoby, które w formule spółdzielczej realizują w spółdzielni określone prawa do lokali lub domów jednorodzinnych, oraz osoby, których lokalami zarządza spółdzielnia. Także członkom spółdzielni mieszkaniowej, będącym jej pracownikami, przypisuje się walor osoby trzeciej w rozumieniu art. 81 ust. 1 u.s.m., i dopuszcza się możliwości żądania przez innego członka udostępnienia kopii jego umowy o pracę oraz uznaje się to za racjonalne, a także konieczne dla wykonywania przez spółdzielców kontroli działalności zarządu.
Należy jednak mieć na względzie, że żądanie członka spółdzielni mieszkaniowej udostępnienia kopii umów o pracę zawartych przez innych członków tej spółdzielni może prowadzić do naruszenia przewidzianego w prawie pracy obowiązku pracodawcy zapewnienia ochrony informacji o wynagrodzeniu pracownika i może powodować naruszenie godności i dóbr osobistych pracownika. W doktrynie wskazuje się, że przyznanie członkom prawa do otrzymania kopii wszelkich umów zawieranych przez spółdzielnię z osobami trzecimi może w niektórych przypadkach naruszać prawa tych osób do nieujawniania informacji o charakterze osobistym, a także danych osobowych, adresowych, a informacja o wysokości wynagrodzenia pracownika należy do sfery życia prywatnego, dlatego może być ujawniona tylko za jego zgodą. Bez zgody tylko w wypadkach przewidzianych w ustawie.
Zasługuje w tym miejscu na uwagę pogląd Sądu Najwyższego stwierdzający, że sprawowanie funkcji prezesa spółdzielni mieszkaniowej może być – w konkretnych okolicznościach – zostać uznane za działalność publiczną w rozumieniu ustawy prawo prasowe i w oparciu o jej przepisy dopuszczalne jest upublicznienie informacji o wynagrodzeniu pracownika bez jego zgody.
W celu zapobiegnięcia ewentualnym nadużyciom przez spółdzielnie mieszakniowe uprawnienia do odmowy wglądu w umowy zawierane z osobami trzecimi, zapewniono członkom spółdzielni, którym odmówiono takiego wglądu, możliwość wystąpienia do sądu rejestrowego z wnioskiem o zobowiązanie spółdzielni do udostępnienia tych umów.
Na gruncie tego uprawnienia powstała w orzecznictwie wyraźna rozbieżność odnośnie do zakresu dokumentów, o których udostępnienie członek spółdzielni może wystąpić do sądu rejestrowiego. Pierwsze stanowsko zakłada, że z wnioskiem określonym w art. 18 § 3 pr. spółdz. może wystąpić członek spółdzielni, któremu odmówiono otrzymania odpisu statutu i regulaminów, zaznajamiania się z uchwałami organów spółdzielni, protokołami obrad organów spółdzielni, protokołami lustracji, rocznymi sprawozdaniami finansowymi. W tym zakresie podnosi się, że skoro członek spółdzielni ma możliwość zwrócenia się do sądu rejestrowego w celu realizacji jego praw, gdy spółdzielnia odmawia udostępnienia umów z osobami trzecimi, tym bardziej możliwość ta powinna istnieć wobec aktów wewnętrznych spółdzielni.
Odmienny pogląd zakłada, że ze względu na fakt, iż przepis art. 18 § 3 pr. spółdz. jest wyjątkiem od reguły, to uprawnienie spółdzielni do odmowy, jak i przesłanki odmowy nie mogą być wykładane rozszerzająco ponad umowy z osobami trzecimi. Literalna wykładnia omawianego przepisu oraz wąsko określona kognicja sądu rejestrowego wskazuje, że wykluczona jest możliwość skierowania wniosku do tego sądu w sprawie o wydanie lub zapoznanie się z dokumentami innymi niż te wymienione wyraźnie w § 3 art. 18 pr. spółdz., wobec czego art. 18 § 3 nie ma zastosowania do innych dokumentów niż wymienione w ustawie, w szczególności w art. 18 § 2 ust. 3 pr. spółdz. czy też w art. 8 1 ust. 1 u.s.m.
Na marginesie zauważenia także wymaga, że pomimo, iż przewidziane w art. 8 1 ust. 1 u.s.m. uprawnienia członka spółdzielni traktuje się jako instrument umożliwiający zdobycie podstawowej wiedzy o działaniach organów spółdzielni, to jednak w ocenie Sądu Apelacyjnego w Szczecinie, z unormowań zawartych w art. 81 ust. 1 u.s.m. oraz art. 18 § 2 pkt 3 pr. spółdz. w żaden sposób nie wynika uprawnienie aby członkom spółdzielni przysługiwało uprawnienie umożliwiające uzyskanie informacji o działaniach podejmowanych przez spółdzielnię.
Sąd ten stwierdził, że nie omawiane przepisy stanowią podstawy do formułowania żądania udzielenia przez spółdzielnię mieszkaniową, działającą przez swoje organy, informacji o podjętych czynnościach związanych z jej statutowymi działaniami. Przepisy te stanowią jedynie podstawę do żądania od spółdzielni określonych dokumentów, związanych z jej funkcjonowaniem, zaś sposobem na uzyskanie wymaganej informacji od zarządu spółdzielni byłoby zatem złożenie i przegłosowanie projektu uchwały, który zobowiązywałby Przewodniczącego Rady Nadzorczej do udzielania członkom spółdzielni wymaganej informacji o podejmowanych przez zarząd pracach.